電話の応対方法マニュアル

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電話の受け方基本ルール

ビジネスにかかってくる電話には、家庭の電話にはない細かいルールがあります。知っておかないと完璧な電話の応対ができないのでおぼえていきましょう。

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電話のコール回数

電話はいつ鳴るか分かりません。仕事に追われていたり、席をはずしていてすぐに電話に出れない場合もあります。ビジネスの場ではコールが鳴った回数により電話の受け方が変わってきますのでパターンを見ていきましょう。

■コール1回で電話に出た場合、
はい、○○株式会社でございます。
※会社によっては所属部署や自分の名前まで名乗る場合もありますので確認しておくといいでしょう。
■コール3回までに電話に出た場合、
お待たせいたしました、○○株式会社でございます。
■コール5回以上で電話に出た場合、
大変お待たせいたしました、○○株式会社でございます。
※丁寧なお詫びが必要です。

1コールは3秒程度なので、3コールで約10秒待たせることになります。誰でも経験があると思いますが、電話を待たされることは結構いやなものですよね。

メモを取る

電話で受けた答えは必ずメモを取るようにします。相手の名前や会社名は勿論、用件等もメモをして性格に取り次ぎができるようにしましょう。メモを取ることにより記憶に残りやすくなるので、うっかり用件や名前を忘れたりすることも少なくなるという利点もあります。

メモしたことはきれいにまとめて、次の電話に役立つようなら電話の近くに置いて、いつでもチェックできるようにするといいですね。

メモの取り方は自由ですが、相手の名前、会社名、取り次ぐ上司、用件、電話を受けた時間、自分の名前は確実にメモを取り、できれば至急なのかどうか等の情報も付加しておくことが理想です。またメモを取る時は復唱しながら書くことも相手に不安を与えないために重要です。

時間帯による挨拶の違い

朝、10時頃までは、「おはようございます」で電話に出れば、さわやかで好印象を与えることができます。夜の時間帯はあえて「こんばんは」と言わずに「はい」ででましょう。

電話の応対方法マニュアル
  1. 電話の受け方基本パターン
  2. 電話の受け方基本ルール(現在のページ)
  3. 電話応対時の声の出し方
  4. 電話応対に使う敬語
  5. 電話の応対 英語
  6. HOME

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